Time management training
Coaching en Workshops

Hoe prioriteiten stellen? Een cursus timemanagement vertelt verklapt het

Pff, waar begin je? Tig taken moeten deze week worden afgerond, maar je hebt geen idee met welke je moet beginnen. Start je met de meest onbenullige zodat je daar tenminste vanaf bent? Of kies je toch voor de klus waarmee je het grootste resultaat bereikt maar die wel de meeste tijd opslokt? Volgens een training timemanagement is het antwoord heel duidelijk:

Je werkt aan de taak met de hoogste prioriteit. Om te bepalen welke klussen dat zijn, maak je handig gebruik van de ABCDE-methode.

ABCDE-methode uitgelegd en toegepast

De ABCDE-methode is een eenvoudige manier om te bepalen aan welke klussen jij je aandacht moet schenken en welke je kunt schrappen. Nodig, wil je gedurende je werkdag productief zijn. Je kunt namelijk niet alles op je lijstje oppakken. Probeer je dat toch dan pak je wellicht onbenullige taken op (puur omdat ze eenvoudig zijn) en laat je de werkelijke belangrijke klussen weer liggen — hallo uitstelgedrag! Iets waar men tijdens een workshop timemanagement aandacht aan besteedt.

Goed, hoe werkt het?

Je kent straks al je taken een letter toe. Hierbij kun je kiezen voor een ‘A’, ‘B’, ‘C’, ‘D’ of ‘E’. Dit is waar ze voor staan:

  • ‘A’-items

Klussen die jou dichter bij je doel brengen. Indien je deze niet op tijd voltooid, heeft dat grote consequenties. Voltooi je een ‘A’-item wel dan levert dat een groots resultaat op. Deze hebben dus de hoogste prioriteit. Je kunt er hier maximaal 3 van hebben.

  • ‘B’-items

Deze klussen zijn ook belangrijk en moeten ook zeker worden uitgevoerd, maar niet per se nu. Ze dragen bij aan het voltooien van een belangrijk doel, maar zijn minder belangrijk dan de ‘A’-items. Pas wanneer je die hebt afgerond, ga je door naar deze ‘B’-items.

  • ‘C’-items

Taken die niet echt een contributie bijdragen aan het voltooien van een belangrijk project of doel maar uiteindelijk wel moeten gebeuren, zijn ‘C’-items. Ze zijn niet echt belangrijk en brengen ook niet veel schade toe wanneer ze een dagje blijven liggen. Pas wanneer je tijd over hebt, schenk je hier aandacht aan.

  • ‘D’-items

Indien iemand de taak sneller, goedkoper of beter kan uitvoeren, delegeer dan. Je kunt jouw tijd nuttiger besteden. Taken die jij dan ook niet per se hoeft uit te voeren, bestempel je als een ‘D’.

  • ‘E’-items

Veel taken zijn onbelangrijk en ook niet dringend. In plaats van er kostbare tijd aan te besteden kun je deze vaak beter schrappen. Ze leveren niet echt iets op en vreten enkel tijd en energie. Elimineren dus, is vaak het advies tijdens een training timemanagement.

Cursus Time Management

Hoe werkt dit nou in de praktijk? 4 stappen

Laten we bovenstaande letter toepassen op de immense waslijst aan taken die jij moet afronden.

Stap 1. Schrijf alles op

Je kunt pas prioriteiten stellen wanneer je weet wat er zich allemaal op je bordje bevindt. Dat is ook waarom je tijdens een training timemanagement vaak begint met het uit je hoofd schrijven van alles dat jou bezighoudt. Doe dat ook hier: neem een vel papier of open een document en schrijf alles op wat vandaag moet gebeuren, van klein tot groot.

Stap 2. Bepaal de prioriteit

Je hebt nu een lijst die volstaat met klussen en afspraken. perfect. Om te bepalen welke klussen wél jouw aandacht waard zijn en welke best even kunnen wachten, stel je jezelf een aantal vragen. Drie om precies te zijn, om de prioriteit van een klus of afspraak te kunnen bepalen.

  • Wat zijn mijn belangrijke taken/projecten op dit moment?
  • Welke acties kan alleen ik uitvoeren en behoren tot de kern van mijn functie?
  • Wat is nu de meest waardevolle besteding van mijn tijd?

Vaak kun je die vragen vlug beantwoorden en weet je welke taken hieraan voldoen.

Stap 3. Ken iedere taak een label toe

Aan de hand van bovenstaande vragen ken je nu iedere taak en afspraak een letter toe. Let erop dat je maar maximaal drie klussen als ‘A’-item kunt bestempelen. Begin daarmee: kies de meest drie belangrijke klussen en geef die een ‘A’. Kies dan je ‘B’- en ‘C’ items en bepaal vervolgens welke taken je kunt delegeren (‘D’). Zaken die je eigenlijk kunt elimineren krijgen een ‘E’ opgeplakt.

Stap 4. Ga aan de slag

Start je dag door als eerste aan je ‘A’-items te werken. Dit zijn doorgaans de lastigste taken, maar ze leveren ook het meeste op. Je zal dan ook merken dat je productiviteit met sprongen vooruit gaat. Pas wanneer je met je prioriteiten klaar bent, schuif je door naar de volgende letter: de ‘B’. Heb je dan nog energie, tijd en puf over neem dan de ‘C’-items op je.

Kortom

De ABCDE-methode is een simpele manier om prioriteiten te stellen. Probeer ‘m zelf eens uit. En wil je hier nou dieper op ingaan of meer weten of wat wel of niet prioriteit heeft, volg dan eens een training timemanagement. Daar leer je nog meer manieren om te ontdekken wat wel of niet jouw aandacht nodig heeft.

Dit vind je misschien ook leuk...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *